Document management: il workflow intelligente

Ottimizzare i processi di lavoro all’interno di un’azienda è il primo passo per ottenere un’organizzazione aziendale razionale ed efficiente a tutti i livelli. A partire dalle procedure standardizzate del lavoro, fino ad arrivare ad un utilizzo intelligente ed efficace delle risorse impiegate nei vari settori di business. Una delle prime azioni che si possono attuare per risolvere il problema dell’allocazione errata della risorsa tempo e dei costi di gestione può essere quella di affidarsi ad un Document Management System. Ovvero ad una gestione documentale organizzata con gli strumenti informatici oggi a disposizione. Grazie, infatti, ad utilizzo del Document Management, tutta la documentazione inerente una particolare attività, potrà essere catalogata e indicizzata attraverso determinati algoritmi, che renderanno la ricerca e la fruibilità di questi documenti immediata e sicura.

Tutti i documenti presenti in azienda possono essere conservati in questo modo: dai contratti cartacei, ai piani di ammortamento, ai documenti di marketing, per finire con la creazione e gestione delle fatture elettroniche, oggi obbligatorie nei rapporti con gli enti della Pubblica Amministrazione.
La SB Italia è da anni leader nel settore dei processi informatizzati per le aziende e tra i suoi prodotti più venduti e collaudati c’è anche quello della gestione elettronica dei documenti o DMS, come viene chiamata in termini più tecnici.

La sua divisione Service, infatti, si occupa di tutti quei processi di gestione, in grado di ottimizzare costi e tempi all’interno delle aziende. Grazie a tutta una serie di applicazioni e di strumenti avanzati, permette ai clienti di concentrarsi sul proprio business di riferimento, senza dover pensare anche alla gestione cartacea di tutta la documentazione.
L’utilizzo di semplici sistemi IT che viaggiano su piattaforme web, al posto di pesanti software informatici, rendono più agevole la gestione dei documenti, fornendo anche una maggiore garanzia di sicurezza e manutenzione sui documenti stessi.
Con il DMS l’azienda può usufruire di diversi servizi, tutti atti ad apportare uno sviluppo positivo nel processo produttivo e organizzativo. Come ad esempio la conservazione sostitutiva dei documenti o, come già accennato, la gestione della fatturazione elettronica, sia nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, ma anche in procedure come l’integrazione con i portali regionali o le fatture dedicate al B2B.

Attraverso i processi in outsourcing, sarà, poi, possibile implementare la gestione elettronica di tutti i flussi di attività dei gruppi di lavoro presenti in azienda, ridimensionando in questo modo il tempo per lo scambio delle informazioni e incrementando in maniera esponenziale la produttività di ognuno. Tutto ciò fa si che ogni dipartimento interno all’azienda possa agire in un’ottica di integrazione e condivisione del materiale e del lavoro, a discapito dello spreco di risorse e in vista di un miglioramento netto delle prestazioni.

Un workflow, quindi, che supera i limiti di un’archiviazione cartacea e tradizionale e che punta a rendere efficaci le comunicazioni interne all’azienda, ma non solo. Con una gestione di tipo IT, anche i rapporti con l’esterno saranno più agili e snelli, ma soprattutto in regola con la normativa vigente.